Un buon buyer:
Compra per l’azienda, non per ottenere lo sconto.
Non è vero che l’unico pensiero del dipartimento acquisti sia quello di spendere poco. Se l’ufficio è inserito nel processo di business della sua azienda, il suo obiettivo è quello di comprare il prodotto/servizio richiesto alle migliori condizioni possibili presenti sul mercato.
E’ un tecnico del suo mestiere, non è uno a cui piace fare “shopping”.
Tutti sono abituati a far la spesa, ma pochi hanno le competenze per eseguire le attività in maniera completa ed efficace. Gli acquisitori non sono “tuttologi”, ma possono conoscere profondamente le regole degli acquisti, del mercato in cui la propria azienda si muove e quelle in cui si muovono i propri fornitori.
Comincia il lavoro con l’analisi del fabbisogno interno e termina non prima della sottoscrizione di un contratto/ordine, e a volte anche dopo.
Confondere o ridurre il processo di acquisto con la sola fase dialettica di negoziazione con il fornitore è un errore che porta all’ottenimento di obiettivi
Non scambia il “prezzo” per un testo contrattuale.
Il contratto una volta firmato finisce in un cassetto, e non si va a riprendere mai a meno che non accada qualcosa di negativo nella gestione della fornitura. In mancanza di un ordine scritto e concordato “qualcosa di negativo” si può trasformare in denaro sprecato.
Non manda mai l’avversario al tappeto.
Alzarsi dal tavolo della negoziazione con la sensazione che forse si poteva ottenere ancora qualche vantaggio, è una vittoria effimera, incompatibile con una relazione di lungo tempo che è spesso importante stabilire con il fornitore. Una fornitura di lungo periodo deve essere remunerativa anche per il fornitore, altrimenti si interrompe prima di arrivare a compimento.
E’ curioso di esplorare il mercato.
L’accesso ai mercati anche lontani è facilitato dalla tecnologia e dagli strumenti di comunicazione, fermarsi alle abitudini consolidate non è sempre la strada migliore. Il rapporto con il fornitore si costruisce nel tempo ma nel tempo deve essere di tanto in tanto confermato. La competizione tra fornitori è salubre e la monofornitura è molto rischiosa.
Analizza i dati sulle proprie prestazioni, sulla composizione della spesa aziendale, e sulle caratteristiche dei fornitori.
I tool informatici appositamente creati oppure i semplici fogli di calcolo sono una miniera di informazioni preziose per il buyer. Conoscere i tempi di attraversamento del processo permette di soddisfare le esigenze interne nei tempi corretti. Conoscere la composizione del parco fornitori, permette una rapida selezione dei fornitori da invitare alle gare. Avere a disposizione una “radiografia” delle abitudini comportamentali dei fornitori, permette di investire su una relazione di fornitura corretta e funzionale agli interessi dell’azienda.
Si prepara alla negoziazione e non improvvisa.
Cercare di comprendere le reali esigenze dell’Azienda, stabilire in anticipo la “strategia negoziale” ed individuare gli obiettivi negoziali prima di avviare la negoziazione, aiuta il buyer a condurre o portare il negoziato con la controparte verso la direzione voluta dall’Azienda. Le attività necessarie per finalizzare correttamente un acquisto sono varie, più dettagliata e puntuale è l’attività di approfondimento che precede la negoziazione, più è facile la gestione della fornitura. Un buon lavoro preparatorio permette di gestire meglio la relazione con il fornitore, che in alcune situazioni risulta fondamentale perla vita dell’Azienda
Valuta attentamente tutte le componenti di un’offerta.
Il concetto di prezzo più basso è stato giustamente sostituito con quello di “migliori condizioni tecnico economiche”. La valutazione complessiva del Total Cost of Owneriship di un acquisto, attraverso la creazione di griglie di valutazione, permette di ottimizzare la spesa per l’acquisto ed al contempo di soddisfare le richieste dell’Azienda.
Contribuisce attivamente al raggiungimento degli obiettivi economici dell’Azienda.
Pur essendo tradizionalmente definito come un centro di Costo, il Procurement svolgendo correttamente le proprie attività contribuisce, a volte in maniera determinante a raggiungere gli obiettivi economici, a migliorare i risultati di business al pari degli altri Centri di Ricavo aziendali. In una fase di start-up pre commerciale il Procurement è di fatto l’unico centro di ricavo dell’Azienda.
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