Finalmente aziende grandi, medie e piccole hanno compreso che devono dotarsi di un ufficio acquisti che sia autonomo o che assolva l’attività di approvvigionamento, all’interno di altre aree aziendali come le Operation o Finance.
Se è ben chiara la collocazione all’interno dell’organizzazione molto spesso però le aziende commettono l’errore di pensare che l’unico obiettivo di un ufficio acquisti (Dipartimento Approvvigionamenti, Procurement o comunque vogliate chiamarlo) sia ottenere i prodotti e servizi necessari al miglior prezzo di mercato.
Sebbene ciò sia un obiettivo primario, un ufficio acquisti efficiente contribuisce al vantaggio competitivo dell’azienda attraverso una serie di altre attività complesse che possono essere elencate come segue:
- raccogliere le esigenze aziendali ed elaborarle per trovare il prodotto/servizio che meglio soddisfi le necessità aziendali al minor costo possibile.
- Applicare le metodologie più idonee per massimizzare il risparmio utilizzando il minor tempo possibile.
- Gestire la contrattualistica in modo da garantire l’adempimento degli accordi presi e ridurre i rischi associati alle forniture.
- Analizzare il mercato, valutare il potere contrattuale della propria azienda e il rischio sottostante nella fornitura al fine di massimizzare i vantaggi competitivi e controllare gli impatti degli inevitabili punti di debolezza.
- Gestire i rapporti con i fornitori in modo efficace per favorire una collaborazione duratura e vantaggiosa o per cogliere rapidamente eventuali opportunità dalle circostanze momentanee.
- Fornire reportistica che supporti il management nelle decisioni , fornendo informazioni chiare sui costi, sulle necessità finanziarie interne ed esterne, ed anche sulla “capacità produttiva e dimensionale” dell’ufficio stesso.
- Analizzare la situazione economica/finanziaria dei fornitori per evitare il rischio di una mancata fornitura di prodotti essenziali.
Nella nostra esperienza pluriennale nelle attività di acquisto riteniamo che siano questi i punti cui prestare la maggior attenzione, andando oltre al mero risparmio economico negli approvvigionamenti.
Per poter svolgere tutte queste attività in modo efficace, un ufficio acquisti deve poter contare su risorse professionali, esperte, focalizzate e di alta qualità. E’ indubbio però una simile organizzazione comporti costi fissi che possono essere anche troppo elevati per l’azienda.
L’outsourcing dell’ufficio acquisti è il metodo corretto per ottenere i migliori servizi al costo più vantaggioso senza gravare l’azienda di costi fissi e assicurando comunque un servizio completo. L’outsourcing consente di usufruire dei servizi necessari, condividendo i costi con altre aziende, beneficiando di strutture organizzative il cui costo è assolutamente determinato in base alle reali esigenze dell’azienda.
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