Le applicazioni digitali: ridurre i costi e aumentare la qualità
Tradizionalmente gli obiettivi primari di un ufficio acquisti sono l’ottenimento di risparmi sui prezzi delle forniture nonché quello di migliorare il livello qualitativo delle forniture stesse entrambi contribuiscono positivamente sul conto economico sia ottimizzandone i costi che rendendo più competitiva l’offerta commerciale dell’azienda.
I risparmi possono essere ottenuti lavorando sia con le metodologie tipiche del procurement (la negoziazione con il fornitore) sia con l’introduzione di tecnologie innovative nell’ambito della fornitura.
Servizi anche estremamente “tradizionali” possono ottenere benefici dalle nuove tecnologie digitali sia sui costi diretti con la riduzione del prezzo sia sui costi indiretti con la riduzione delle attività degli uffici amministrativi e tecnici.
Vantaggi e soluzioni delle app: tre esempi pratici
Tra i vari esempi dell’utilizzo delle tecnologie digitali per ottimizzare le forniture abbiamo individuato tre ambiti di possibile applicazione:
• il servizio mensa
• le pulizie dei locali
• la gestione presenze e buste paga
Il servizio mensa
In passato molto spesso la negoziazione del servizio mensa è stata orientata verso la riduzione del prezzo solo ed unicamente attraverso una gara al ribasso; tale approccio – su una prestazione notoriamente con bassa marginalità – può comportare una riduzione della qualità che potrebbe rendere il servizio non adeguato e comunque potrebbe far perdere possibili fonti di risparmio. Una delle possibili applicazioni della tecnologia in quest’ambito può essere l’ordinazione tramite una app del pasto in modo per mezzo della quale i fruitori del servizio possono “ordinare” le portate che desiderano e l’ora a cui intendono recarsi a mensa. Il dipendente avrà la sensazione di avere un servizio di eccellenza e l’impresa appaltatrice otterrà dei minori costi attraverso una programmazione migliore delle quantità e della tipologia degli alimenti evitando inutili sprechi di risorse. Il sistema, addirittura, potrebbe consentire ai dipendenti di scegliere il menù della settimana successiva, consentendo all’impresa una programmazione di ancor più lungo periodo con innegabili ulteriori vantaggi.
Il servizio di pulizia dei locali
Altro servizio estremamente tradizionale sono le pulizie sia di locali tecnici che degli uffici anche in questo ambito l’utilizzo di una specifica app potrebbe consentire alla committente e alla ditta che svolge il servizio una programmazione più efficace. Eventuali richieste di attività straordinarie e variazioni di attività ordinarie avvengono con più chiarezza e maggiore immediatezza evitando il generarsi di equivoci attraverso comunicazioni complesse e spesso non tracciate. La sempre maggiore introduzione dello smart working – con conseguenti assenze nei locali in alcuni giorni della settimana – permetterebbe poi una miglior programmazione dei servizi erogati e conseguentemente una migliore gestione delle proprie risorse con maggiore efficienza abbattendo i costi e comunque fornendo un servizio migliore.
La gestione delle presenze
Ulteriore servizio su cui l’utilizzo di una APP offre vantaggi e soluzioni è il servizio di gestione delle presenze e buste paga. L’utilizzo di un ambiente più smart rispetto ai tradizionali ERP permetterebbe al dipendente una registrazione più veloce di eventuali richieste di ferie/permessi e da ultimo la programmazione delle giornate di smart working. Inoltre, si avrebbe a disposizione in maniera semplice ed immediata un’area personale nella quale trovare tutta la documentazione relativa alla posizione, dai cedolini, al Cud, agli straordinari effettuati etc. Lato azienda si conseguono inoltre dei risparmi evitando la necessità di stampare ed inviare comunicazioni, cedolini ed altro con costi sicuramente superiori e comunque non in linea con le nuove politiche della green economy. Lo stesso ufficio di risorse umane si vedrebbe meno impegnato nel fornire documentazione non arrivata al destinatario e comunque avrebbe uno strumento facile a supporto della propria attività.
Miglioramento continuo e ricerca dell’efficienza: un nuovo approccio alla riduzione dei costi
Le APP sono entrate nell’uso quotidiano tanto nella nostra vita privata quanto nella vita pubblica e questo ha facilitato sia l’abitudine delle persone ad utilizzarle ma anche a trovare nuovi ambiti di utilizzo in settori e servizi tradizionali. Da quanto descritto in questi tre semplici esempi ne deriva come la possibilità di gestire i servizi anche in maniera digitale deve essere uno dei requisiti che i fornitori debbano sempre avere.
Pertanto, l’ufficio acquisti non deve limitare la propria attività a “chiedere” o meglio a “pretendere” lo sconto dal fornitore ma di concerto con questi deve lavorare per migliorare il servizio e collaborare per identificare modalità che consentano al fornitore stesso di migliorare l’efficienza e la programmazione.
Una migliore efficienza e programmazione si traduce in un risparmio che può essere condiviso in una politica che lascia entrambe le parti vincitrici e le APP sono divenute, in questo ambito, un elemento da cui non è possibile prescindere.
Un ufficio acquisti moderno deve lavorare su uno specifico servizio non solo al momento in cui si deve assegnare la fornitura ma, attraverso il contatto con i fornitori, raccogliere informazioni, idee e novità da condividere con l’area tecnica ed arrivare al momento della “gara” preparato a sfruttare tutte le opportunità offerte dal mercato.
Questo processo, se opportunamente eseguito, porta ad un miglioramento continuo della programmazione e a una progressiva riduzione dei costi: AES Buyer può supportarti in questa attività facendoti risparmiare da subito identificando le aree di ottimizzazione dei tuoi costi: rispondi a poche semplici domande qui sotto…
Accedi al nostro assessment gratuito per iniziare subito
a ottimizzare i tuoi acquisti
oppure
