Circa il 20% della tail spend di una qualsiasi Azienda è composto da una quantità di ordini e contratti di basso valore unitario, emessi verso un numero elevato di fornitori. La regola di Pareto che genera questa situazione è verificabile pressoché in tutte le aziende indipendentemente dalla loro grandezza e struttura organizzativa (ovvio la percentuale può variare di qualche punto, ma la sostanza della regola è assolutamente rispettata sempre).
La gestione degli acquisti a basso valore, costituisce un elemento che l’imprenditore (o chi ne svolge la funzione) non può permettersi di trascurare; circa l’80% dei fornitori in Albo riceve ordinativi i cui valori singoli sono spesso “trascurabili”, ma quando sommati tra loro generano cifre paragonabili ai margini di guadagno che il settore Vendite si pone come obiettivo complessivo della propria attività.
Tail spend: gli scenari comuni
La tail spend assume caratteristiche differenti sia nel caso in cui sia presente un ufficio dedicato agli approvvigionamenti sia laddove (nella stragrande maggioranza dei casi delle PMI) questo dipartimento, settore, gruppo di lavoro invece non è presente o ha funzioni più ridotte e limitate alla mera parte amministrativa del processo di acquisto.
Tutte le aziende acquistano, ma non tutte le aziende hanno la capacità economica per o l’esigenza di business tale da permettersi un ufficio pienamente dedicato al tema del Procurement. Nelle aziende non strutturate chi si occupa dell’acquisto del prodotto/servizio “core” non ha anche la gestione delle piccole spese che sono distrattamente sparpagliate all’interno dell’Azienda, creando tutti quegli “sfridi” di processo che non fanno che aumentare il TCO complessivo.
Anche per quelle aziende in cui invece la struttura è attiva ed è magari anche a livello organizzativo suddivisa tra chi si occupa di “core” e chi si occupa di acquisti indiretti, chi si occupa di processi e chi di controllo, ci si può trovare in difficoltà di fronte agli acquisti a basso valore aggiunto.
Procedure ed efficienza
Nella mia personale esperienza, dovendo rispondere a degli azionisti dislocati a migliaia di chilometri di distanza provenienti quindi da un continente diverso, avevo tracciato delle procedure obbligatoriamente rigorose. Questo mi garantiva di rispondere alle legittime richieste di efficacia e di trasparenza del processo, sia nel caso di acquisti collocati nel diagramma di Pareto nel punto più in alto sull’asse delle ordinate sia per gli acquisti a basso valore specifico. Soprattutto per questa tipologia di acquisto, il bilanciamento tra le esigenze aziendali e l’efficienza dell’operatività era difficile da raggiungere.
Inserire un fornitore in Albo, dopo averne verificato la documentazione tecnico economica finanziaria, perché il sistema Erp possa poi permetterne l’eventuale pagamento è comunque un “impiego” di tempo, spesso inversamente proporzionale al valore dell’accordo che si deve poi sottoscrivere. I miei fornitori strategici (quel 20%) infatti, sono normalmente consolidati ed affidabili, noti e continuamente ingaggiati; i miei fornitori occasionali, non avendo con me una storia continua, devono essere comunque passati al setaccio per evitare che creino dei danni economici, di qualunque tipologia (prodotto, consegna, contratto, contabilità etc etc.). Per quanto il valore del contratto e della relativa negoziazione sia il più delle volte apparentemente insignificante, l’assicurarmi della capacità del fornitore occasionale, comporta sempre un “impiego” di tempo!
Soluzioni
AES Buyer propone oggi ai propri clienti l’applicazione dell’outsourcing della funzione degli acquisti. Questa offerta si traduce nel mettere a disposizione del Cliente un team di persone competenti ed esperte, pronte a dedicare il tempo necessario (e quindi con reali efficienze di costo) per gestire tutte le tematiche inerenti gli acquisti. Un servizio pensato e customizzato sia per quelle Aziende che hanno generato nel tempo una situazione non ordinata del processo, sia per quelle che, avendo una struttura interna, vorrebbero far concentrare le proprie risorse sulle attività più strategiche e più connesse al business aziendale.
