È tempo di Procurement Innovation? La crescente digitalizzazione delle aziende oltre ai cambiamenti che imporrà ai sistemi informatici e a tutti i processi aziendali (dal marketing fino alla produzione e logistica) impatterà significativamente su molte aree organizzative richiedendo una revisione delle modalità con cui vengono svolte le tradizionali attività nonché l’introduzione e/o la formazione di nuove competenze. Tali cambiamenti investiranno anche la funzione Procurement.
Il CPO e i Procurement Manager, oltre alle tradizionali abilità negoziali e gestionali, dovranno divenire sempre di più degli Innovation Manager e condurre (talvolta anche partendo da situazioni di ritardo) la trasformazione e digitalizzazione dell’ufficio acquisti.
Qualora questo non avvenga i processi di approvvigionamento dei prodotti/servizi risulteranno più lenti e costosi dei competitor dell’azienda e mancherà anche quel supporto che la nuova direzione acquisti “digital oriented” potrebbe fornire al marketing e alle vendite nella proposizione commerciale.
Da un punto di vista pratico quali sono le aree dove intervenire, quali sono le competenze che si dovranno sviluppare, dove dovranno essere orientati i necessari investimenti ?
Piattaforme di e-procurement
Questi sistemi permetteranno di automatizzare la maggior parte dei processi di acquisto e – mediante l’integrazione con i sistemi ERP – potranno ridurre il tempo E2E dell’intera catena logistica. I software S2P (sourcing-to-pay) e P2P (procure-to-pay), si inseriscono nel processo di approvvigionamento mediante moduli specifici che coprono le diverse attività e forniscono supporto e controllo sull’intera filiera delle transazioni per l’acquisto di beni e servizi. Anche se risulta sempre difficile fornire numeri, nelle realtà dove sono state introdotte tali soluzioni si stima che i risparmi ottenibili sono del 10-25% per la maggior parte delle transazioni. Si rileva inoltre una significativa riduzione dei tempi di elaborazione degli ordini senza considerare la facilità di reperire nel tempo i vari documenti che potranno costituire utile fonte per le negoziazioni future e/o interpretazioni dei contratti. Chiaramente c’è un effort iniziale sia da parte della struttura che da un punto di vista economico ma i ritorni non lasciano alcun dubbio sulla necessità di tale scelta.
Selected outsourcing
L’ufficio acquisti è tradizionalmente chiamato a ridurre i costi aziendali oltre a ciò negli ultimi anni il top management richiede anche al procurement azioni mirate ad ottimizzazione i suoi costi interni nonché i tempi del processo di approvvigionamento.
Una via utile per raggiungere questo obiettivo è sicuramente il ricorso all’esternalizzazione degli acquisti non strategici. In funzione della dimensione aziendale e dell’organizzazione interna di ciascun ufficio le aree nelle quali il ricorso all’outsourcing potrebbe essere più efficiente sono:
- acquisti indiretti, dove l’outsoucer, oltre a farsi carico delle attività operative, potrebbe riuscire a conseguire anche saving addizionali
- tail spending, cioè le forniture con importi unitari bassi;
- il processo di qualifica (compresa la risk analysis), la gestione del portale e valutazioni delle performance dei fornitori
È ampiamente dimostrato in tutte quelle realtà aziendali dove si è ricorso all’esternalizzazione degli acquisti che tale soluzione, oltre ad efficientare i processi interni e permettere un maggior focus della struttura sugli acquisti core a maggior valore aggiunto, si è rivelata fonte di saving addizionali. L’outsourcer avendo a disposizione i best price di mercato di alcune categorie merceologiche può efficacemente condurre le negoziazioni sugli indiretti ma anche sulla tail spending ottenendo dei saving che sono di gran lunga superiori ai costi della stessa esternalizzazione.
Green procurement e circular economy
Negli ultimi anni la nostra PA, allineandosi alle migliori best practice europee e talvolta anche anticipandole, si è fatta promotrice dell’applicazione di politiche di GPP (Green Public Procurement). Tali indicazioni non sono rimaste una mera annunciazione di principi ma mediate la definizione di specifici PAN (Piani di Azione Nazionale) si è stabilito che alcuni prodotti (es. arredi, tessili, ristorazione collettiva; serramenti esterni servizi energetici per gli edifici, acquisizione veicoli per il trasporto su strada, computer, stampanti, ecc..) dovranno avere specifiche caratteristiche in termini di:
- efficienza e risparmio di risorse naturali
- riduzione dei rifiuti prodotti e della loro pericolosità
- riduzione uso ed emissione sostanze pericolose
Questi saranno fattori abilitanti per le stazioni appaltanti in sede di valutazione ed assegnazione delle commesse.
Il lavoro ci sembra pregevole e può rappresentare un ottimo punto di partenza per quegli uffici acquisti che vorranno farsi promotori del green procurement e della circular economy all’interno dell’azienda non solo per aiutare il miglioramento dell’ambiente, ma anche contribuendo all’introduzione di un fattore distintivo e competitivo rispetto ai concorrenti.
Artificial intelligence
Se finora abbiamo parlato di soluzioni già pronte e immediatamente utilizzabili in questi due ultimi punti lo stato delle attività e la loro pratica utilizzazione è in uno stadio meno avanzato ma siamo sicuri che nel prossimo futuro avrà una decisa accelerazione.
Relativamente all’AI questa potrebbe a nostro avviso supportare due ambiti:
- l’automazione di funzioni ripetitive o che richiedano una forte interazione tra gli operatori ed i sistemi, tipica applicazione sono gli “Assistant”, ovvero l’interazione con i programmi basate su conversazioni (linguaggio naturale) anziché sul formato tradizionale, che prevede clic su icone e pulsanti;
- il sourcing strategico e lo scouting di nuovi prodotti: che potrebbero supportare il buyer nella ricerca di nuove soluzioni/benchmark di mercato mediante dedicati insiemi di big data (ad esempio, la classificazione del testo presente nel sito internet di un player in una tassonomia merceologica) che i nuovi sistemi potrebbero mettere a disposizione per delle analisi più mirate ed efficaci.
Blockchain
Al di là delle specifiche caratteristiche tecniche, i fondamenti su cui si basa la blockchain sono quelli della “fiducia” derivante dalla “trasparenza” ed “immodificabilità” delle transazioni. Nell’ambito del Procurement contribuire a migliorare e velocizzare i processi di relazione tra Cliente e Fornitore.
Di seguito alcune aree tradizionali che potrebbero essere impattate:
- gestione dei fornitori: come noto il processo di certificazione dei fornitori richiede l’acquisizione e controllo di tutta una serie di documenti: la blockchain può garantire l’autenticità delle certificazioni ed il loro controllo costante;
- le gare di acquisto: l’immodificabilità dei dati inseriti nella blockchain può garantire la massima trasparenza per l’intero ciclo di sourcing dalla richiesta di offerta fino all’aggiudicazione proteggendo al contempo la riservatezza e l’autenticità delle offerte e rendendo trasparente il processo di valutazione per ogni successivo riscontro;
- il ciclo passivo può essere significativamente innovato: l’inserimento degli ordini nella Blockchain permette di rendere più solido il processo di interazione tra Cliente e Fornitore. Inoltre, grazie agli smart contract (cioè contratti inseriti nella blockchain ad attuazione automatica secondo un algoritmo in cui siamo “informatizzati” gli obblighi delle parti e al quale si dia esecuzione al verificarsi delle specifiche condizioni) si potrebbero ridurre le attività amministrative e negoziali per molte delle spese facenti parte della cosiddetta tail spending.
Conclusioni
Ognuna di queste aree merita approfondimenti. Le piattaforme di e-sourcing sono ormai dei sistemi consolidati per cui si tratta solo di attivare e/o continuare percorsi già iniziati scegliendo la soluzione più idonea alla specifica realtà tra quelle offerte dal mercato. Relativamente alle applicazioni dell’AI e la Blockchain in ambito procurement ancora molto è da scoprire e sperimentare, ma sono queste quelle tecnologie quelle che offrono le nuove maggiori possibilità e che potranno assicurare un vantaggio competitivo a quelle aziende che per prime sapranno introdurle nel loro processo di approvvigionamento.
