È la domanda classica che si pone un qualunque acquisitore professionista e la risposta non è necessariamente: “il più basso”.
Chi svolge l’attività di acquisitore in modo non professionale, non si pone questo interrogativo e normalmente pensa di aver fatto il suo lavoro limitandosi a chiedere lo sconto o nei casi migliori confrontando offerte di diversi fornitori; nella realtà questo è un approccio poco accorto e spesso comporta la perdita di opportunità importanti di reali risparmi.
COME SI SVOLGONO LE TRATTATIVE?
La partenza di qualsiasi trattativa deve necessariamente prevedere una fase di analisi (o di preparazione) nella quale considerare la tipologia di Bene o Servizio che si deve acquistare a fine necessario di individuare il giusto “driver” di costo. Il driver di costo è quell’elemento che influenza principalmente il valore del Servizio o del Bene. Lo determina al momento dell’acquisto e lo condiziona nell’intero arco di durata.
I DRIVER DI COSTO
Per esempio, nelle attività dove l’elemento principale è la forza lavoro il driver di costo è la retribuzione del personale, mentre per beni semplici è il costo industriale del prodotto, infine in alcune occasioni possono combinarsi diversi elementi come driver di costo. In tal caso ci troviamo di fronte a Servizi o Beni complessi per cui è necessario considerare l’impatto di tutti gli elementi sul costo finale di acquisto.
Cominciamo con l’analizzare le attività dove la forza lavoro costituisce la base del servizio (es. contact center, servizi di pulizia, etc): ovviamente i costi del personale si possono dedurre dai contratti di lavoro collettivi.
Una particolare attenzione va posta all’anzianità di servizio delle risorse impiegate perché gli aumenti automatici previsti nei contratti fanno innalzare leggermente il livello di partenza.
È importante, quindi, avere una idea precisa di quale contratto di lavoro è applicato dall’azienda e di quale inquadramento (livello ed anzianità) è riconosciuto alle risorse coinvolte, per capire il costo/orario del lavoro.
Non bisognerà dimenticare poi di verificare anche la presenza di incentivi (contributi, sgravi, finanziamenti), in genere su base pubblica, che riducono il costo del lavoro in particolari aree considerate depresse o soggette a normativa d’urgenza (come nel caso degli interventi governativi successivi ad eventi naturali come sismi) o oggetto di contribuzione europea o regionale.
La determinazione del “corretto” valore del servizio, pur se non facilissima, diventa pertanto un mero esercizio matematico.
TRATTATIVE: DRIVER DI COSTO VS. COSTO DI ACQUISTO
Il driver di costo non potrà coincidere con il “costo di acquisto” (che dovrà includere anche altre componenti quali la distribuzione dei costi fissi indiretti, i costi di logistica, le responsabilità, etc etc) ma è un indicazione importantissima per rispondere alla domanda classica che ci siamo posti all’inizio.
A volte i venditori pur di aggiudicarsi una commessa vanno pericolosamente vicini al loro costo industriale e questo è solo in apparenza un risparmio per l’acquisitore: un imprenditore ovviamente deve guadagnare e cercherà in ogni modo di ottenere profitto creando le premesse di disservizi con sovraccarichi di lavoro sul personale e/o con prestazioni inferiori agli Service Level Agreement richiesti.
Un prezzo corretto genera, di solito, un servizio corretto, evitando il verificarsi situazioni negative che spesso si traducono in costi “occulti” come la perdita di clienti (call center) o danni di immagine (uffici/negozi sporchi).
Come possiamo lavorare per evitare tali situazioni?
TRATTATIVE & SLA
Le risposte ovviamente possono essere molteplici, dall’applicazione ossessiva degli SLA contrattuali in una prova di forza costante con il fornitore, dal fissare un valore sotto il quale le offerte non sono ritenute accettabili con l’esclusione dell’offerente o cercare di migliorare il prezzo cercando al contempo di acquisire un vantaggio attraverso incentivi e bonus al raggiungimento di obiettivi.
Personalmente preferisco “migliorare” il prezzo e provo sempre a reinvestire una parte del risparmio per “sollecitare” il fornitore alla qualità facendo attenzione che una parte importante degli incentivi sia indirizzata al personale stesso. Spesso i benefici economici ottenuti sono di gran lunga maggiori del maggior prezzo pagato.
Particolare attenzione deve essere posta in fase di rinnovo dei contratti perché spesso dalla data iniziale di avvio della fornitura, possono essere intervenuti modifiche degli accordi collettivi di lavoro o variazioni delle condizioni normative che influenzano il costo. In questi casi chiedere sconti aggiuntivi o concedere ulteriori incentivi deve essere attentamente valutato e misurato.
L’approccio analitico e una buona preparazione della trattativa fa sì che l’acquisitore svolga un buon lavoro che va oltre la mera applicazione delle procedure aziendali in tema di negoziazione o la normale prassi applicata da chi in aziende meno strutturate, è chiamato a svolgere questa attività.
