Gli aspetti contrattuali degli acquisti per una azienda

    Aes Buyer

    Cosa si intende per aspetti contrattuali

    La contrattualistica è la definizione e negoziazione del contratto che regola gli adempimenti tra le parti che normalmente si scambiano un bene un bene o un servizio in cambio di un prezzo ed è una di quelle attività contenute all’interno della catena degli approvvigionamenti, che erroneamente, da numerosi uffici acquisti, viene trascurata; si tratta invece di un elemento che può fare la differenza nella gestione efficace dei fornitori.

    Come utilizzare i contratti

    Il contratto, nella maggior parte dei casi, finisce sempre dimenticato in archivio per uscirne soltanto nei momenti di discussione o peggio di litigio, divenendone l’elemento essenziale e giustamente anche l’elemento dirimente la controversia, dando torto o ragione in maniera definitiva o quasi, alle parti coinvolte. In un contesto giudiziale, seppur prevaricato dalla legge, il contratto firmato dalle parti, è comunque tenuto in considerazione dal magistrato o dall’arbitro che si trova a dover giudicare e risolvere la controversia.

    Anche per attività negoziali di rilevante importanza strategica per il processo di business o, più semplicemente per valore economico, spesso mi sono trovato ad osservare la sottoscrizione, in segno di accettazione, di moduli contenenti le offerte. Normalmente questi documenti sono redatti (senza alcuna dialettica con il Cliente) direttamente dal fornitore selezionato, e di fatto costituiscono uno standard contrattuale predisposto dal fornitore quasi sicuramente in tutta buona fede ma certamente “pro domo sua”.

    Le clausole fondamentali

    In genere il tempo dedicato e l’attenzione riservata a qualunque documento venga firmato (offerta o accordo), è limitata ai pochi elementi ritenuti essenziali: il prezzo i termini di pagamento le date di consegna, tralasciando e trascurando così molte altre clausole che ugualmente rivestono la loro importanza.

    La stessa clausola, normalmente inserita ad inizio testo, relativa alla descrizione dell’oggetto, probabilmente costituisce uno degli elementi più importanti dell’intero accordo che si sta per accettare. Eppure, spesso l’oggetto è descritto in modo superficiale e non consente a terzi di ottenere elementi sufficienti per identificare la prestazione dovuta e le eventuali difformità tra l’eseguito e il concordato. A tal fine è di importanza fondamentale redigere un capitolato tecnico, od in alternativa inserire una descrizione attenta e dettagliata di quanto le parti hanno deciso di fare l’una per l’altra.

    Contrattualistica, costi e outsourcing

    La contrattualistica richiede attenzione ma soprattutto tempo e quindi rappresenta indubbiamente un costo. Costo che è da intendersi come un tipo di investimento che viene però ripagato dalle maggiori garanzie sulla fornitura, o dalla potenziale possibilità di richiesta di un risarcimento del danno subito o meglio ancora da una preventiva riduzione del rischio.

    Particolare attenzione deve essere utilizzata dal Buyer quando si trovasse a negoziare forniture di beni o servizi centrali e strategici per il corretto ed efficiente andamento dell’Azienda stessa. Sono quelle attività di approvvigionamento che qualora venissero a mancare o venissero acquistate in maniera non conforme a quanto richiesto dal proprio Cliente Interno determinano un blocco della produzione o dei servizi o che addirittura, possono avere come conseguenza un danno per i clienti finali. (una società che vende apparecchi tecnologici al pubblico, quando chiude un accordo per l’acquisto di parti componenti, verificandone al momento dell’utilizzo la difformità con quanto desiderato o rischia di ridurre la propria produzione o rischia di vendere un prodotto con caratteristiche diverse da quelle volute)

    Ancora più importante è la verifica della coerenza delle condizioni tra i contratti con i propri fornitori e quella con i propri Clienti. Mi sono trovato ad osservare aziende che non avevano stabilito negli accordi di fornitura clausole di salvaguardia per la produzione ma, al tempo stesso concedevano ai loro Clienti garanzie aggiuntive. In altri casi si riscontrava una grave asimmetria tra le posizioni (da una parte il fornitore che può decidere i tempi di produzione e consegne dall’altra il Cliente che stabilisce una programmazione puntuale) Se non si richiedono le penali di ritardata consegna al fornitore, non si potranno accettare delle penali da parte del Cliente Finale. Una regola importante da rispettare è di cercare di applicare le medesime penali imposte dai clienti ai propri fornitori in modo che qualora non fosse possibile evitare ritardi , le responsabilità siano a carico del fornitore.

    La contrattualistica deve essere aderente al proprio processo industriale e tenere in considerazioni le peculiarità dei mercati di fornitura e del mercato su cui vengono venduti i servizi o i prodotti. Il contratto deve essere, pertanto, modificato, integrato od emendato in funzione di specificità oggettive che differenziano i vari contesti e, non come accade di sovente, con l’utilizzo del medesimo standard che viene utilizzato tanto per la vendita quanto per la fase di acquisto.

    Un esperto che accompagni questa importante fase del processo aiuterà ad identificare e differenziare contrattualmente gli elementi “vitali” da quelli “importanti” da quelli “trascurabili” contribuendo a dare solidità al business. AES Buyer può essere il partner ideale per queste attività: rispondi a poche semplici domande e accedi al nostro assessment gratuito per iniziare subito a ottimizzare i tuoi acquisti

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